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上司・社内宛、メールの書き出し

上司・社内宛、メールの書き出し

社内メールの書き出しは、通常、以下の順序で書きます。

①宛先
②発信者名
③本文

■宛先表記の習慣

宛先は、同じ職場の社員に対しては部課名を書かず、「さん」・「様」または役職名を付けます。ただし、敬称や役職名を付けることは社内の習慣によります。部課長以上に対しては役職名を付け、係長・主任などに対しては「さん」や「君」(目下の場合)を付けることが多いようです。

異なる職場の社員に対しては、個人名に部課名を肩書きとして付けます。敬称や役職名については上記と同様です。

複数の宛先に一斉送信するときは、敬称の「各位」または「〜の皆さんへ」・「〜の皆様へ」という書き方をします。各位の使い方は、通常、「関係者各位」・「総務部各位」という使い方をしますが、宛先の名称が長く煩雑になる場合は、単に「各位」とだけ記しておいても構いません。

■発信者名と「お疲れさま」

メールの冒頭に発信者名を記すのは、受信者への便宜を考慮してのことです。プライベートメールでは宛先名・発信者名両方を書かなくても通用しますが、社内メールも含めてビジネスメールでは、冒頭で宛先・発信者を明記することが常識です。

発信者名の前後いずれかに「お疲れさまです」・「お疲れ様でございます」という挨拶のフレーズを付すことが、特に若年層の間では一般化しているようです。しかし、相手や状況に関わらずこの言葉を使用すると、先方は違和感や不快感を覚えるかもしれません。どのような人に対して、どういう状況のときに使用すべきか判断に自信がない場合は、使わない方が無難です。この挨拶がなくても、けっして失礼には当たりません。

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メールの書き出しの例文 報告 上司宛

大下社長

営業三課 山下でございます。
お忙しい所、大変恐れ入りますが、
社長にご報告したい案件にてご連絡申し上げます。

沢渡専務

大谷です。
ご多忙中恐れ入りますが、
〇〇の件、報告書にまとめましたので、
ご査収お願い申し上げます。

段田係長

ご無沙汰しております。坂上です。
大島に転勤になって以来直接ご挨拶にお伺いする機会を持てず大変申し訳ありません。
〇〇の件についてご報告申し上げたく、ご連絡させていただきました。


メールの書き出しの例文 お礼 上司宛

小舘専務

火渡です。
先日の○○株式会社との商談の件、ご配慮頂き、誠にありがとうございました。

木佐貫部長

○○工場長の高田です。
当月も部長のご助力のおかげで、生産目標をクリアすることができました。
本当にありがとうございます。

高橋部長

ご連絡ありがとうございます。
いつもお心遣いいただき、誠にありがとうございます。

大島部長

早速ご返信いただきまして、誠にありがとうございます。


メールの書き出しの例文 確認・お願い 上司宛

佐藤専務

ご多忙のところ恐れ入りますが、
○○の案件について、その後いかがでしょうか。

佐藤専務

お忙しいところ、メールを重ねまして恐れ入りますが、
○○の案件について、その後いかがでしょうか。

佐藤専務

度々メールを重ねまして大変恐縮ですが、
○○の案件について、その後いかがでしょうか。

佐藤専務

ご移動中に誠に恐れ入りますが、
本日ご確認を頂戴したい至急の案件がございまして、
先ほどお電話にて、ご連絡申し上げました。
圏外とのことで繋がらず、再度メールにて失礼いたします。
ご確認次第、ご連絡をお願い申し上げます。


メールの書き出しの例文 同僚宛・部署当

真下様

お疲れ様です。平田です。
昨日、○○建設との打ち合わせ会議に出席して参りましたので、その内容について概要をご報告申しあげます。

営業部○○チーム各位

桃下です。
本日午後六時より行われる、営業部全体ミーティングのレジュメを送付致します。

総務部各位

皆様ご多忙のところ恐縮ですが、添付の資料のご確認をお願い申し上げます。


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