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メールを送る適切なタイミング

メールを送る適切なタイミング

メールは、基本的に、24時間いつ送信しても構いません。たとえ深夜であっても、電話のように非常識と非難されることはありません。

送信したメールは、インターネットを経由して直ちに先方のPCやモバイル端末(携帯電話、スマートフォンなど)に届くわけではなく、先方が契約しているプロバイダや電話会社のメールサーバーに保存されます。その際、先方がPCやモバイル端末でメールの受信通知を受け取るように設定していれば、先方は直ちにメールが届いたことを知り、ダウンロードして閲覧するでしょう。しかし、先方が受信通知の表示設定をしていない場合や、PCを終了させていたり携帯電話の電源を切っていたりした場合、先方はメールが届いたことを知ることもなく、すぐに閲覧してもらうことは出来ません。

このように、メールを閲覧するか否かは受信者の都合次第であり、電話のように生活の場に割り込んで迷惑をかけることもありませんので、送る側も、送信時間を自由に選ぶことが出来ます。(ただし、人によっては深夜のメールを「マナー違反」と判断される場合もあるので、気心の知れていない相手には時間に配慮した「思いやり」が大切。)

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ただし、ビジネスメールの場合には、業務上、送信のタイミングを計らなければならない場合が多々あると思います。それは一種の駆け引きであり、戦術です。また、それとは別に、メールを送るべきでない時間帯があります。それは、お昼休みです。

メールの閲覧は先方の自由とは言え、メールが届いたことを知れば誰しもチェックせざるを得ないものであり、お昼休みにメールを送るのは無粋な行為と思われても仕方がありません。メールの内容が、寸秒を争う通知や、先方が一刻も早く知りたがっている情報であれば別ですが、通常のメールは昼休みの時間帯を外して送りましょう。どうしても昼休みに送らなければならない場合は、

お昼休みに失礼いたします。

ご休憩のところ誠に申し訳ありません。

お昼休みにメールを差し上げますこと何卒ご容赦下さい。

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などの一文を書き添えておきましょう。

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